Nous rencontrons encore trop souvent des entreprises faisant face à des difficultés financières d’origines structurelles, du fait d’un manque de pilotage rigoureux de l’activité.
Les entrepreneurs se doivent de mettre en place les bons outils de pilotage pour maitriser leur business et anticiper les difficultés, notamment en termes de trésorerie.
C’est d’autant plus vrai dans un contexte où le financement devient plus difficile d’accès.
Bien qu’il y ait potentiellement pléthore d’outils de pilotage et d’indicateurs à suivre, nous avons fait le choix de vous proposer les 3 outils qui nous semblent indispensables :
- Le tableau de trésorerie,
- Le compte d’exploitation,
- Et le pipe commercial.
Leur avantage est qu’ils sont adaptables à tout type d’activité et à tout stade de maturité.
Comment mieux suivre la trésorerie ? Le tableau de trésorerie
Le tableau des flux de trésorerie est un outil essentiel pour suivre et analyser les entrées et sorties d’argent mois par mois.
Il est le tout premier outil à mettre en place car il fournit une image claire et concise de la santé financière d’une entreprise.
Il permet à l’entrepreneur de prendre des décisions éclairées pour optimiser la gestion de sa trésorerie et assurer la stabilité financière à court terme (les prochains mois).
Concrètement, ce tableau permet de répondre aux questions :
- Quel est le niveau de trésorerie à l’instant t ?
- Combien de mois de trésorerie ai-je devant moi avant que celle-ci ne devienne négative (cash runway) ?
- Est-ce que mes clients me règlent en temps et en heure ?
En résumé, cette gestion permet d’arbitrer les décisions d’anticipation ou de report des dépenses, des investissements et des recrutements.
Exemple de tableau de trésorerie mensuel :
Une trésorerie pas ou mal pilotée conduit bien souvent à l’asphyxie. Ce n’est pas sans raison que les anglo-saxons l’appelle : « the silent killer ».
La trésorerie s’analyse au quotidien et il est important d’anticiper les éventuels aléas.
Le tableau de trésorerie est à coupler avec les relevés bancaires et le poste clients. Cela permet donc de surveiller de près les échéances de règlements clients.
Nous proposerons prochainement un article dédié au tableau de trésorerie.
Comment suivre l’exploitation ? Le compte d’exploitation
Le compte d’exploitation présente de manière synthétique les performances opérationnelles d’une entreprise sur un exercice social.
Il répertorie les revenus générés par les activités de l’entreprise et les confronte aux coûts et charges associés à la bonne réalisation de ces activités.
Il est ainsi possible de reconstituer assez simplement les 2 soldes intermédiaires de gestion suivants :
- La Marge Brute (MB). Elle représente la différence entre le CA et les coûts variables nécessaires pour réaliser ce CA (voir notre article sur la marge),
- Et l’Excédent Brut d’Exploitation (EBE). Il marque la différence entre la CA et tous les coûts contribuants à ce CA (coûts variables, coûts fixes, salaires et charges).
Exemple de compte d’exploitation trimestriel :
Ce tableau est à consolider périodiquement : au mois ou au trimestre, afin de surveiller la construction progressive de la rentabilité.
Comment suivre l’activité commerciale ? Le pipe commercial
Le pipe commercial ou pipeline commercial se réfère à l’ensemble des opportunités de vente en cours ou potentielles d’une entreprise à un moment donné.
Il peut être perçu comme un entonnoir de conversion de prospects en clients, depuis les tous premiers contacts jusqu’à la conclusion de la vente.
Il reprend donc toutes les affaires en cours de négociation, depuis les leads jusqu’aux transactions gagnées.
Les pipe commercial est un véritable outil de pilotage commercial, permettant de répondre aux questions suivantes :
- Quel est le montant du CA probable à venir et dans quels délais ?
- Quel sont les taux et délais de conversion par exemple entre leads qualifiés et proposition et entre négociation et clients ?
- Est-ce que le pipe se renouvelle régulièrement en entrée (nouveaux leads) et quelles décisions commerciales associées ?
- Est-ce que le pipe se renouvelle régulièrement en sortie (signature des nouveaux clients) et quelles décisions commerciales associées ?
Exemple de pipe commercial présentant 5 étapes de conversion :
Suivre et gérer le pipe commercial est crucial pour les équipes de vente, car cela leur permet de prioriser leurs efforts, de prévoir les revenus futurs et de s’assurer que suffisamment d’opportunités sont en cours pour atteindre les objectifs de vente.
Bien souvent, le pipe commercial est lié à l’utilisation d’un CRM (l’exemple d’Hubspot).
En résumé, le pipe commercial offre une vue d’ensemble des opportunités de revenus à venir et aide à guider les actions et les décisions des équipes de vente.
En résumé, que retenir à propos des outils de pilotage ?
Tout dirigeant se doit de mettre en place les bons outils de pilotage pour maîtriser l’activité et prévenir d’éventuels aléas et problèmes (et en matière d’entrepreneuriat, la seule certitude c’est qu’il y aura des imprévus !).
La réalité du terrain montre que beaucoup d’entrepreneurs ne mettent pas en place d’indicateurs financiers.
Plusieurs raisons constatées selon les situations :
- Le manque de compétences et/ou de temps du dirigeant. N’hésitez pas à vous faire accompagner !
- Un compte bancaire renfloué suite à une levée de fonds, n’incitant pas à un suivi strict. La trésorerie est très capricieuse et mieux vaut endosser le rôle de la fourmi plutôt que celui de la cigale !
- Le profil et les habitudes personnelles du dirigeant qui n’a jamais suivi son cash à titre privé et qui n’a donc pas les bons réflexes. N’hésitez pas à vous faire accompagner !
- Le manque de volonté, la procrastination. Il est temps de remédier à ce défaut de gestion.
- …
En résumé, s’il est important de mettre en place les bons outils avec les bons indicateurs, il est d’autant plus important de le faire au bon moment : il sera difficile de lever de l’argent au beau milieu de problèmes financiers avérés.
